Consejos para gestionar un despacho de abogados
¿Te has planteado si sabes gestionar realmente tu despacho? Seguramente te has hecho esta pregunta en momentos en los que el día a día te satura. Te gusta el trabajo de abogado pero, ¿qué ocurre con la gestión y la dirección del despacho? ¿Cómo puedes mejorarla?
Para ello, te propongo que retrocedas en el tiempo y recuerdes el porqué decidiste ser abogado y abrir tu propio despacho. ¿Qué deseabas conseguir? ¿Libertad en la forma de ejercer la abogacía? ¿Dirigir tu mismo los asuntos? ¿Tener contacto directo con el cliente? Todas estas posibles respuestas son muy necesarias tenerlas presentes en los momentos de crisis. Actualmente está muy de moda el concebir la palabra crisis como una oportunidad para mejorar y cambiar lo que no funciona.
¿Qué es lo que no está funcionando en el despacho? ¿Tienes un alto índice de rotación de personas? ¿Trabajas con colaboradores que no te gustan cómo trabajan pero no te atreves a despedir? ¿Te sientes responsable por su vida y lo que les sucedería si no trabajaran contigo? ¿Necesitas un personal de soporte, secretarias o abogados juniors más eficientes y que tengan más ilusión en el trabajo? ¿Necesitas generar más negocio y más clientes? ¿Sientes que la relación con tu socio/a no pasa por su mejor momento?
Todas estas cuestiones son únicamente ejemplos de posibles problemas que tienes que lidiar en tu día a día en el despacho. La resolución de los mismos supone un verdadero reto para ti. ¿Cómo puedo abordar todos estos temas y tomar decisiones eficaces?
- Buscar momentos de reflexión. Tomar distancia es muy importante antes de tomar cualquier decisión. Una reflexión previa, tranquila y objetiva puede ser muy útil para identificar lo que está sucediendo y cuál podría ser la posible solución. Nadie conoce tu despacho mejor que tú.
- Entender las dinámicas de las personas del despacho. Un despacho lo componen las personas que trabajan en él. Para lograr comprender qué está sucediendo es muy importante observar el sistema del despacho. ¿Cuál es la relación entre los colaboradores?¿ Qué tipo de personas trabajan en el despacho? ¿Son compatibles? ¿Saben gestionar sus emociones para conseguir su máximo rendimiento? ¿Forman un buen grupo de trabajo?. Sé por mi experiencia que detectar y solucionar estas dinámicas no resulta fácil, pero no por ello, hay que evitar trabajar sobre ello.
- Examinar los procesos del despacho. Es muy importante determinar si los procesos del despacho son ágiles, facilitan el trabajo diario y estás aprovechando las herramientas digitales y tecnológicas disponibles para el despacho.
- Definir mi liderazgo. ¿Qué tipo de liderazgo estoy llevando a cabo? En algunas ocasiones los despachos tienen una organización muy jerarquizada y el socio desarrolla un liderazgo paternalista. Dicho liderazgo es una fuente de problemas, puesto que motiva a que los abogados colaboradores o el personal de soporte se comporten como niños, pierdan su autonomía y dependan demasiado del socio. ¿Cuál sería el liderazgo que deseo para mi despacho? ¿Qué necesito para desarrollarlo? ¿Tengo un buen conocimiento de mí mismo como para reconocer mi liderazgo y el que necesito desarrollar?
- Asumir mi responsabilidad y tomar decisiones. El buen funcionamiento del despacho depende únicamente de ti o de tu socio colaborador, en ningún caso puede depender del personal del despacho. Tú has elegido a esas personas, por tanto, la responsabilidad es tuya. Es posible equivocarse en las elecciones y para ello es necesario tomar decisiones, en ocasiones difíciles, pero necesarias para garantizar un buen funcionamiento del despacho. No tienen ningún sentido aplazar las decisiones importantes y no realizar ningún cambio que resulte necesario. Si no lo haces, las circunstancias empeorarán y te resultará aún más difícil tomar la decisión. Para ello, es fundamental anticiparse a los cambios, ser proactivos, detectar las necesidades y tomar las decisiones en consecuencia.
- No tener un plan estratégico y una visión definida. Definir objetivos y planificar las acciones para conseguirlos es importante para la vida de un despacho. En primer lugar, porque la viabilidad del despacho dependerá del cumplimiento de dichos objetivos y, en segundo lugar, porque posibilitará que el personal jurídico o no jurídico del despacho se sienta parte y comprometido con el proyecto.
- Adecuar un plan de carrera para las personas que trabajan en el despacho. Las personas que componen han de estar motivadas y has de posibilitar su desarrollo profesional, escuchar sus necesidades y garantizar un buen ambiente de trabajo. Este punto aunque pueda parece obvio no siempre lo es. Un ambiente de poco respeto profesional, con sueldos bajos, mucho estrés y nerviosismo generará un coste elevado para el despacho, ya sea en rotación o en la aparición de conflictos internos. Si has contratado a los mejores profesionales no los limites, dales autonomía para posibilitar su máximo rendimiento.
Todas estas cuestiones son clave en la gestión del despacho. Nadie mejor que tú conoce lo que está sucediendo en el despacho, por ello, es tu responsabilidad llevar a cabo las acciones que resulten necesarias para solventar las situaciones problemáticas. Si no lo haces, corres el riesgo de desmotivarte, perder la ilusión en la profesión y sobre todo aumentar tu estrés en tu día a día.
La abogacía está en permanente evolución, de ti depende adaptarte o quedarte en quejas absurdas y echando la culpa a los demás -sea colaboradores, clientes u otras situaciones-, que son simples agentes del funcionamiento del despacho. El director del despacho eres tú y los despachos, como las empresas, han de poder gestionarse de una forma eficiente, coherente y acorde con el fin para el que han sido creados.